複数国籍の特定技能外国人を支援する登録支援機関様の活用事例

登録支援機関様概要

事業遂行における課題

所属機関への案内方法

特定技能外国人のビザ取得の手続きは、国籍によって少し異なります。こちらの登録支援機関様ではベトナム、ミャンマーなど複数の国籍の人材の支援業務を行っておりました。そのため、所属機関へ外国人のビザ申請手続きのルールを説明する際に、複数国籍のルールをそれぞれ所属機関に説明しなければならず、業務フローが煩雑化していました。

専門知識のある人材の不足

登録支援機関では、外国人の入社後3ヶ月に1度の定期届出を行う必要があります。しかしこちらの登録支援機関様ではこの定期届出の記載ルールについて詳細を把握できている人材がおらず、手探りで定期届出業務を行っている状況でした。

業務生産性の低さ

こちらの登録支援機関様では、支援業務を進めていくにあたって発生する入国手続き、公的な手続き、入退社に伴う手続きについて、一括で問い合わせをできる相談先を持っていないご状況でした。そのため、手続きごとに別の機関に問い合わせを行っており、非常に非効率な業務の進め方になっていました。

当事務所におけるサポート内容

国籍別ビザ取得フローの整理

登録支援機関で実施する必要がある、海外労働者手続きへの既存書類の作成や、ヒアリングに関する代行及びアドバイスを実施させていただきました。継続的にサポートさせていただき、登録支援機関様内にて定型的な処理フローを確立し、最終的には入社3ヶ月後からは未経験者でも手続きに関する案内を単独で実施できるようになりました。

定期／随時届出のアウトソーシング

届出に精通した人材がおらず、これから育成する負担も大きくなるため、定期届出や随時届出については、当事務所にて代行をさせていただきました。また、届出作成にあたって必要なヒアリングについても代行し、支援業務についてもアドバイスなどを継続的に実施させていただきました。その結果、支援担当者2名という少ない人員で、約40名の特定技能外国人の管理・指導の体制をととのえることができました。

各種付随手続きの代行

問い合わせ先を一元化し、業務効率化を図るために、今まで登録支援機関様にて行っていただいていた各種付随手続きについても、当事務所で一括代行をさせていただきました。協議会加入手続きや入退社等に伴う随時届出手続き、入国手続き、公的手続きに関する質問についても当事務所で一括対応をさせていただき、業務効率改善につながりました。その結果、支援業務に以前よりも専念できるようになり、支援先からの満足度も向上させることができました。

登録支援機関運営に関するお悩みがあればぜひご相談ください

登録支援機関の運営に関するお悩みは、だれに相談したらよいのかわからない悩みも多いかと思います。当事務所では、過去に登録支援機関様をサポートさせていただいた経験や、士業としての強みを活かし、登録支援機関の運営を応援しています。

運営に関する課題や、手続きに関する相談など、ぜひお気軽にお問い合わせください。