登録支援機関運営において気をつけるポイント
登録支援機関運営において、いくつかの気をつけなければならないポイントがあります。
法令の遵守
登録支援機関として最も重要な点は、関連法令の厳格な遵守です。特定技能制度は比較的新しい制度であり、頻繁に更新や変更が行われるため、常に最新の法令や規制に注意を払う必要があります。具体的には、以下の点に注意が必要です。
- 特定技能外国人支援計画の適切な作成と実施
- 定期的な報告書の提出（四半期ごと）
- 随時の変更届出の適時提出
- 支援内容の記録と保管
法令違反は登録取り消しにつながる可能性があるため、慎重かつ誠実な対応が求められます。
人材確保
質の高い支援を提供するためには、適切な人材の確保が不可欠です。以下の点に注意を払う必要があります。
- 支援責任者と支援担当者の適切な選任
- 外国語対応が可能なスタッフの確保
- 支援業務に関する十分な知識と経験を持つ人材の採用
- 継続的な研修とスキルアップの機会の提供
登録支援機関側の人的リソースが不足している場合や、支援を実施するにあたって専門知識を有していない場合に該当すると、適切なサービスを提供できないとして、認定が取り消される可能性があります。
専門知識のキャッチアップ
特定技能制度や関連する入管法は頻繁に更新されるため、常に最新の情報を入手し、理解を深める努力が必要です。以下の方法が効果的です。
- 出入国在留管理庁のウェブサイトの定期的なチェック
- 関連セミナーや講習会への参加
- 他の登録支援機関との情報交換
- 専門家（行政書士、社会保険労務士など）との連携
最新の知識を持つことで、より質の高い支援が可能になり、同時に法令違反のリスクも軽減できます。
登録支援機関運営を専門家と連携するメリット
このように登録支援機関は、登録後も機関としてただ「運営」しているだけでなく、スキルアップや知識の習得がもとめられます。日常業務や実務が忙しい中、支援機関独自でその体制を構築するのは難しい場合もあり、専門家との連携をすることが肝要となります。
専門知識のキャッチアップと法令順守
専門家と連携することで、最新の法令改正や制度変更に迅速に対応できます。特に以下の点でメリットがあります。
- 複雑な法令解釈の支援
- 法令違反リスクの低減
- 最新の制度動向に関する情報提供
効率的な運営に向けたアドバイス
専門家は多くの登録支援機関の運営をサポートした経験があるため、効率的な運営のための最適な方針を提供できます。
- 業務フローの最適化
- 効果的な記録管理システムの構築
- 人材育成プログラムの提案
申請業務の依頼も可能
場合によっては自社で対応できない、複雑な申請業務を専門家に委託することで、以下のメリットが得られます。
- 申請書類の正確な作成
- 申請プロセスの迅速化
- 申請却下リスクの低減
当事務所で行う”登録支援機関運営支援”
JAPAN行政書士法人は、2019年の特定技能制度の開始当初から、特定技能のビザ申請業務に積極的に取り組んでまいりました。お陰様で、これまでに年間1200件以上の特定技能申請を行ってきた実績があり、この分野における経験と知見は非常に豊富であると自負しております。
①最新の法体制に合わせた運営支援
常に最新の法令や制度変更を把握し、登録支援機関運営が適切に行われるようサポートします。
- 定期的な法令アップデート情報の提供
- 運営体制の法令順守チェック
- 必要に応じた運営方針の見直し提案
②支援業務に関するアドバイス
特定技能外国人への効果的な支援方法について、豊富な経験に基づいたアドバイスを提供します。
- 個別のケースに応じた支援計画の策定支援
- 効果的なコミュニケーション方法の提案
- 文化的配慮に基づいた支援のアドバイス
③届出・申請の代行
複雑な届出や申請業務を代行し、登録支援機関運営の負担を軽減します。
- 各種届出書類の作成と提出
- 申請書類のチェックと修正
- 行政機関とのやり取りの代行
JAPAN行政書士法人の支援により、登録支援機関はより効率的かつ適切な運営を実現し、特定技能外国人と受入れ企業の双方にとって有益なサービスを提供することができます。登録支援機関の運営に関するお悩みやご質問がございましたら、お気軽にご相談ください。