特定技能外国人を採用するには？採用のための流れを解説

特定技能とは

特定技能は、2019年に創設された日本における在留資格の一つです。この制度は、特定の産業分野で人手不足が深刻化していることを背景に、外国人労働者を受け入れることを目的としています。特定技能には、主に「特定技能1号」と「特定技能2号」の2種類があります。

特定技能1号は、特定の産業分野において相当程度の知識または経験を必要とする業務に従事する外国人向けの在留資格です。この資格を持つ外国人は、最大5年間日本で働くことができます。

特定技能2号は、特定技能1号の資格を持つ外国人が、さらに高度な技能を持つ場合に取得できる資格です。この資格を持つ外国人は、在留期間に上限がなく、長期的に日本で働くことが可能です。

特定技能人材を受け入れるための条件

　①受け入れ企業自体の条件

国内の産業における人材不足を補完するために創設された在留資格「特定技能」ですが、特定技能で外国人労働者を雇用する企業（特定技能所属機関）には様々な条件が課せられております。具体的な条件としては下記が挙げられます。

特定技能の受け入れは、企業（特定技能所属機関）にとってメリットだけではなく、大きな責任も伴うことを理解し、法令を遵守し、外国人労働者を適切に支援する体制を整えることが重要であるといえます。

　②雇用契約の条件

特定技能の雇用契約は通常の雇用契約と同様、労働基準法をはじめとする法律の規制を受けますが、特定技能制度の目的や外国人の特性を考慮した特徴的な条件もあります。主要な雇用条件としては以下のようなものが挙げられます。

特定技能の雇用契約は、単なる労働契約にとどまらず、外国人労働者の生活と日本社会への円滑な適応を支援するための重要な役割を担っています。従って、後述する事前ガイダンスなどを通して雇用におけるトラブルを事前に回避することが重要であるといえます。

　③支援体制の条件

特定技能制度で来日する外国人労働者が、円滑に日本での生活と仕事をスタートできるよう、適切な支援体制の構築が必要です。支援実施者（特定技能所属機関または登録支援機関）は外国人労働者に対して以下をはじめとする支援を行うことが求められています。

特定技能外国人に対して、法令を遵守することは勿論、人道的な観点から適切な支援体制を構築することが求められています。

特定技能人材採用までの流れ

①業務内容を確認する

特定技能外国人を採用するには、特定技能の受け入れ要件を満たしていなければなりません。従って、自社の業種・職種が特定技能制度の対象か否かを確認することがまずは必要です。特定技能外国人を受け入れられるのは16分野に限られているため、 政府が定めた特定産業分野に属し、かつ、高度な専門知識や熟練した技術が必要な職種であるか確認します。

②採用活動

特定技能外国人の採用活動には様々な形態が存在しておりますが、大きく分けて次の2つの方法に分類されるといえます。

1. 人材紹介会社・登録支援機関の活用

メリット

専門的な知識を持った企業が、希望条件を有する人材を効率的に紹介してくれます。

デメリット

国内外における紹介手数料がかかることがあります。

2. 求人媒体の活用

メリット

幅広い層に情報を届けられるため、多くの応募が見込めます。

デメリット

応募者の中から適切な人材を見つけるために、時間と手間がかかります。

参考. 主な求人媒体

ハローワーク：国が運営する求人サイトで、外国人労働者も利用しています。

インターネット求人サイト：Indeed、転職サイトなど、一般的な求人サイトでも特定技能の求人を掲載できます。

業界団体や専門サイト：それぞれの業界団体や特定技能に関する専門サイトで求人を掲載することも可能です。

③雇用契約の締結

特定技能外国人との雇用契約においては、法令遵守はもとより、労働者の権利を尊重し、差別のない公平な労働環境を整備することが求められます。同契約締結に際し留意すべき事項を3点に絞り解説させて頂きます。

1. 契約書は外国人が内容を理解できるように配慮する

契約書は、外国人の労働者がその内容を正確に把握し、同意を得るために、可能な限り母国語または彼らが理解できる言語で作成するとともに、契約内容に関する詳細な説明を行うことが重要です。特に、日本語に不慣れな労働者に対しては、漢字にルビを振るなど、より一層の配慮が求められます。

２．交付用と保管用の契約書を準備する

特定技能雇用契約書は2部作成し、1部は特定技能外国人に交付し、残る1部は特定技能所属機関において保管するものとします。事前ガイダンスで雇用条件につき特定技能所属機関と特定技能外国人との間で内容を相互確認し認識の齟齬を防ぐことが重要となります。

３．特定技能外国人の健康管理

特定技能外国人との雇用契約は、法令遵守のみならず、人道的見地からの配慮も不可欠です。契約締結に当たっては、労働者の理解度を最大限に高め、健康管理体制を整備するなど、多角的な視点からの検討まで求められます。

④支援計画の策定

特定技能外国人に対する支援計画は、受入企業が法令に基づき策定するものであり、当該外国人が日本において円滑に職業生活を営むために必要な支援事項を具体的に定めるものとなります。具体的には、日本語教育の提供、住居の確保支援、医療機関の紹介など、外国人労働者の生活全般にわたる支援内容が挙げられます。本計画は、外国人労働者の権利保護の観点からも極めて重要であり、企業の社会的責任を果たす上において不可欠なものといえます。計画の作成に当たっては、外国人労働者の国籍、文化、言語、スキルレベル等、個々の属性やニーズを十分に考慮し、具体的な支援内容を明記するとともに、計画の実行状況を定期的に評価し、必要に応じて改善策を講じていくことが重要です。

⑤在留資格申請

特定技能1号の在留資格認定証明書交付申請手続きは、大きく4つの段階に区分されます。各段階ごとの詳細に関してご説明致します。

1. 必要書類の整備

申請人は、まず、特定技能1号の在留資格認定証明書交付申請に必要となる書類一式を準備します。具体的には、申請人の技能や日本語能力を証明する書面、健康診断の結果を確認できる書類、ならびに、特定技能所属機関との間の雇用条件書及び1号特定技能外国人支援計画書等が挙げられる。なお、支援計画の実行を登録支援機関に全部委託する場合には、当該機関との契約に関する書面も必要となるので注意が必要です。

２．申請書の作成

次に、「在留資格認定証明書交付申請書」に必要事項を漏れなく正確に記入します。申請内容に不備がある場合、審査に支障が生じ、手続きが遅延する可能性があるため、十分な注意を払う必要があるといえるでしょう。

３．申請書の提出

　申請書及び必要書類が揃い次第、管轄の出入国在留管理局に提出するか、またはオンラインシステムを利用して申請を行います。オンライン申請は、申請人が直接窓口に出向く必要がないという利点がある一方で、利用開始手続きに一定の期間を要するため、事前に準備を進めておくことが効率的といえるでしょう。

４．審査及び証明書の交付

提出された申請書は、管轄の出入国在留管理局において厳格な審査が行われます。審査の結果、要件を充足すると認められた場合、在留資格認定証明書が交付されることとなります。なお、特定技能1号の在留資格認定証明書交付申請における審査期間は約3ヶ月前後であり、入社スケジュールから逆算して計画的に手続きを進めることが重要です。

５．国内組の場合

国内において既に他の在留資格で滞在している外国人を特定技能1号として受け入れる場合には、在留資格の変更を伴うため、海外から呼び寄せる場合の特定技能1号の申請手続きとは異なる点があります。

具体的には、外国人の在留資格を特定技能1号に変更するためには、「在留資格変更許可申請」の手続きを行う必要があり、既に特定技能1号の在留資格で在留している場合であっても転職のたびに「在留資格変更許可申請」が求められるという点が最大の特徴であるといえるでしょう。この申請が許可されると、所定の手数料を納付の上、在留資格が特定技能1号へと変更されることとなります。（既に特定技能1号で在留している方は許可後に新しい職場で就労することができます。）

特定技能外国人を採用した後の手続き

支援業務の実施

特定技能外国人の受入に際しては、円滑な生活と就労を支援するための体制構築が不可欠ではないでしょうか。支援体制に関しては、大きく分けて、登録支援機関に委託する「支援委託」と、特定技能所属機関が独自に実施する「自社支援」の2つに分類されます。

登録支援機関による支援は、専門的な知識と経験を有する職員が、日本語教育、住居確保支援、行政手続きサポートなど、多岐にわたる支援サービスを提供することが予定されております。特定技能所属機関は、支援計画の一部または全部を委託することで、専門性の高いサービスを導入し、自社の負担を軽減することが可能となるというメリットがございます。

一方、自社支援は、企業が独自に支援体制を構築し、特定技能外国人に対して直接的な支援を行うものとなります。これにより、企業は特定技能外国人との関係を緊密化し、きめ細やかな支援を提供することが可能となるという特徴がございます。一方、専門知識の習得や人材の確保が必要となるため、体制構築には一定の労力とコストを要するというデメリットも一定程度ございます。

どちらの支援方法を選択するかは、企業の規模、受入外国人の人数、企業の経営状況など、多様な要因を総合的に勘案して決定されるべきである。両者のメリットとデメリットを比較検討し、自社の経営戦略に最も適合する支援方法を選択することが重要ではないでしょうか。

届出の実施

特定技能所属機関は、特定技能外国人の受入れに際し、出入国在留管理庁に対して、法令に基づき、随時届出及び定期届出を行う義務を負います。

随時届出は、特定技能外国人の入国・退国、在留資格の変更、雇用先の変更等、その身分に関わる事項に変更が生じた場合に、速やかに届出を行うものとなります。これは、外国人労働者の在留状況を正確に把握し、法令に基づく適切な管理を行うという趣旨に基づき義務付けられております。

定期届出は、四半期ごとに、特定技能外国人の受入れ状況、活動状況、支援状況等に関する報告書を提出するものである。これは、特定技能制度の円滑な運営を確保し、外国人労働者の権利保護を図る観点から法令で義務付けられております。

いずれの届出についても、法令で定められた期限内に、虚偽なく正確な内容を記載した書類を提出することが求められており、届出義務違反は、行政処分の対象となる可能性がある点にも注意が必要といえるでしょう。

従って、特定技能所属機関は、これらの届出義務を厳格に遵守することにより、法令に基づく適切な運営を行い、特定技能制度の円滑な実施に貢献することが期待されております。

在留資格の更新

特定技能外国人の在留期間更新は、特定技能という在留資格に基づき日本に滞在する外国人が、引き続きその資格で就労するために必要不可欠な手続となります。

更新申請は、原則として、現在の在留期間満了日の3か月前から受け付けられており、申請は、本人または法定の取次者が、管轄の出入国在留管理局に窓口で直接又はオンラインにより実施することとされています。

申請に際しては、申請書、パスポート、在留カード、雇用契約書、健康診断書など、多岐にわたる書類の提出が求められており、必要書類は、特定技能所属機関の規模や特定技能外国人本人の状況に応じて異なるという点が重要です。

在留期間の更新手続は、特定技能1号における通算在留期間（通算5年まで）への配慮が必要であり、必要書類の準備も複雑なため、事前に管轄の出入国在留管理局へ問い合わせる、又は行政書士等の専門家に相談するというのも一つの手ではないでしょうか。

まとめると、特定技能外国人の在留期間更新は、特定技能という在留資格に基づく就労を継続するための重要な手続であり、計画的な事前準備が重要であるといえます。

特定技能人材の採用は当事務所までご相談ください

特定技能制度は、その複雑性から、初めて外国人労働者の受け入れを検討される企業様にとってハードルが高く感じられる場合も多く、うまく採用が進まないという企業様も少なくありません。

弊所では、特定技能制度に関する専門的な知識と経験に基づき、企業様の円滑な外国人雇用をサポートいたします。

どんなに些細なご相談でも構いませんので、どうぞお気軽にご相談ください。