koyama 特定技能制度について
特定技能制度とは、近年人手不足が顕著である産業分野（例：介護、宿泊・飲食料品製造業）において、一定の専門性・技能を有する外国人を受け入れることを目的とした在留資格制度です。特定技能制度は人手不足の解消を目的としており、即戦力かつフルタイムで就労可能な人材の受け入れが可能であることが大きな特徴となります。
特定技能制度の利用における企業の課題
上述した通り、特定技能制度は人手不足解消や事業の活性化に繋がるチャンスを有している制度であり、人手不足解消に際して様々なメリットが考えられることでしょう。しかしながら、日本人の雇用制度とは大きく運用が異なっており、頻繁に行われる法改正の理解も容易ではなく、導入に際しての課題も少なくありません。
支援体制の準備の必要性
特定技能の在留資格をもって日本で就労する外国人は、日本の文化や生活経験、労働法に関する知識が不十分と言えます。そのため彼らが日本で安心して生活し、働き続けられるよう、様々な支援体制（自社内での支援または登録支援機関への委託）を整備する必要があります。
複雑な申請手続き
特に、特定技能制度の申請手続きは、企業と外国人労働者双方で準備をしたうえで行う必要があります。その手続きは複雑かつ必要な書類も多いため、余裕をもって準備することが大切です。企業側の申請の流れは、大まかに以下のような動きとなります。
- 特定技能外国人との雇用契約：技能や経験、日本語能力などを確認し、雇用契約を締結します。
- 1号特定技能外国人支援計画の策定：外国人労働者の受け入れ、生活支援、キャリアアップ支援などに関する計画を策定します。
- 在留資格認定証明書の申請（外国人が国外にいる場合）：必要な書類を揃えて、出入国在留管理庁へ在留資格認定証明書の交付申請を行います。
- 在留資格変更許可の申請（外国人が既に入国している場合）：外国人労働者の在 留資格を「特定技能」に変更する申請を行います。
- 査証発給（外国人が国外にいる場合）：在留資格認定証明書の交付後、外国人労働者は自国の日本大使館・総領事館で査証を発給してもらい、日本に入国します。
上記の流れはあくまで一般的なものです。実際に行う具体的な手続きは外国人の国籍、経験、日本語能力、そして企業の業種や規模等により異なるため、申請までの最適なルートを選ぶことが重要と言えるでしょう。
言語や文化の違い
外国人が日本で円滑に仕事ができるようになるためには、当然ですが一定の日本語能力が求められます。しかし、日常会話はできても、専門用語や複雑な表現は理解できないというケースも少なくありません。また、日本と自国の文化の違いから、コミュニケーションに誤解が生じる可能性があります。このような言語や文化の壁を乗り越えるための支援が企業に求められています。
採用の難しさ
特定技能外国人を受け入れる体制が整ったとしても、採用ができなければ本末転倒となってしまいます。海外在住の外国人か、あるいは国内の外国人か、どのような外国人を採用したいかにより手続きの内容も変わるため、事前に採用プロセスを明確にしておくことが重要です。
行政書士がサポートできること
ここまで説明した通り、特定技能制度は、手続きが複雑で専門的な知識が必要となる手続きです。もちろん、自ら知識をつけ全ての手続きを完遂することも不可能ではありません。しかしながら、専門知識と経験を活かした行政書士のサポートを受ける企業が増えていることも事実です。
申請書類の作成は何十枚にもわたり、多い時では50ページを優に超えてしまいます。そもそもどのような書類が必要で、どのような書類が不要か判断するにも膨大な時間が必要であり、企業様にとって負担の大きな作業となるでしょう。行政書士は常に変化する法令を正確に解釈し、複雑な申請書類の作成を代行できるため、企業の負担を限りなく減らすことができます。
当事務所の顧問サービスの特徴
当事務所は、特定技能ビザをはじめとする、外国人の方のビザ申請や帰化申請、会社設立サポートなど、幅広い行政書士業務を行っている行政書士法人です。継続的な助言をご希望される企業様に対して顧問契約を締結してサポートを提供している点が大きな特徴といえます。
顧問契約における事例紹介
具体的な顧問契約に関する事例を紹介させて頂きます。
複数国籍の特定技能外国人を支援する登録支援機関様の活用事例
こちらの登録支援機関様は、支援担当者2名でベトナム・ミャンマー国籍の約40名の特定技能外国人を支援しており、支援企業の業種も介護・宿泊・ビルクリーニングと他業種にわたるため担当者１人あたりの負担が大きいという課題を抱えておりました。
特に登録支援機関事業へ参入して間もないこともあり「業務遂行における課題」を有しておりました。具体的には下記3点が挙げられます。
- ベトナム、ミャンマー等、国籍毎にビザ取得の手続きルールが異なる（受入企業への案内が困難）
- 入社後の3ヶ月に1度の定期届出に関して記載のルールを教えてくれる人が周囲にいない（情報不足）
3 入国手続き、公的手続き、入退社に伴う手続き等の付随的対応につき、問合せ機関がばらばら（非効率）
このような課題に対して当事務所は下記のようなサポートを実施致しました。
1 国籍別ビザ取得フローの整理
【サポート内容】 国内ビザ申請と並行して実施する、海外労働省手続きへの提出書類の作成・ヒアリングに関する代行・助言を実施
【改善事項】 登録支援機関業務の未経験者が、入社3ヶ月後からは定型的な処理フローに基づき、手続きを単独で案内できるようになった
2 定期／随時届出のアウトソーシング
【サポート内容】 登録支援機関および特定技能所属機関に関する、3ヶ月に1回の定期届出の作成・ヒアリングに関する代行・助言を実施
【改善事項】 支援担当者1名の登録支援機関が、約30名の特定技能外国人へ正確かつ同時に管理・指導できるようになった
3 各種付随手続きを一括で代行
【サポート内容】 協議会加入手続・入退社等に伴う随時届出手続・入国手続・公的手続への疑問をオールインワンで助言・サポートした
【改善事項】 質問先の一元化による業務効率改善で、優先的支援業務に専念できる体制が整い、支援先からの満足度も向上した。
こうした顧問契約によるサポートの導入により①受入企業への案内が、未経験者でも可能になり②正確な情報を把握することで、迷いなく支援人数の増加を舵を切ることができ③支援体制の効率化に基づき支援先からの満足度向上に繋げていく、という好循環が生まれるようになりました。
多種多様な経歴・在留資格の外国人を採用する貿易会社様の活用事例
こちらの企業様においては、ベトナム国籍の社長様が貿易事業を軸に宿泊・飲食・通販・小売など複数事業を運営する中、適材適所の新規採用に苦戦していたという経緯がございます。顧問契約の導入を通して事前の許可率診断、学歴と在留資格（就労系or身分系）の分類により、複数の在留資格を適材適所に配置する採用計画を目指しておりました。
特に就労系の在留資格は活動内容に制限があることもあり、下記3点をはじめとする「外国人雇用における課題」を有しておりました。
1 技人国、特定技能、日本人の配偶者等、家族滞在など応募者の在留資格がばらばら（従事可能な業務につき判断が困難）
2 複数事業のそれぞれの部署につき、コンプライアンス上問題のない在留資格を教えてくれる人が周囲にいない（経験値不足）
3 転職に関する届出、特定技能に関する届出、事業展開に伴う許認可につき、問合せ機関がばらばら（非効率で担当者が疲弊）
このような課題に対して当事務所は下記のようなサポートを実施致しました。
1 採用フローの整理
【サポート内容】 採用フローの事前段階で実施する、許可率判断に必要な確認書類リスト・ヒアリング事項につき助言・整理を実施。
【改善事項】 在留資格の知識が無い未経験者が、顧問契約３ヶ月後からは定型的な確認事項に基づき、単独で許可率判断が可能に。
2 届出（技人国・特定技能）のアウトソーシング
【サポート内容】 特定技能所属機関に関する定期届出、技人国外国人に関する転職や離婚に関する届出につき、代行・助言を提供。
【改善事項】 特定技能外国人の定期届出と、新規入社の技人国外国人の転職に関する届出に関する管理コストが削減された。
3 付随的な手続きも一気通貫で代行・助言
【サポート内容】 飲食業許認可・野菜果物販売の届出を一気通貫でサポート。特定技能外食分野の協議会手続きの申請にも助言。
【改善事項】 外食分野の特定技能外国人受け入れに加え、付随的な運営面まで、質問先の一元化による業務効率改善を果たす。
こうした顧問契約によるサポートの導入により①許可率判断・必要書類の案内が、未経験者でも可能になったことに加えて②煩雑な届出も一括でアウトソースする体制が整い③質問・助言窓口を一元化することによって事業活動に専念できるようになる、という外国人雇用を上手に活用する社内体制の構築を実現しました。
特定技能に関しては当事務所にご相談ください
特定技能制度は、その複雑性から、雇用を検討している企業様だけでなく、支援を実施する登録支援機関様にとっても、専門家による継続的な助言を必要とする場面が少なくありません。弊所では、特定技能制度に関する専門的な知識と経験に基づき、継続的な助言を通して皆様の事業の発展をサポートさせて頂きます。
どんなに些細なご相談でも構いませんので、どうぞお気軽にご相談ください。